Il modulo permette di definire una tipologia di contratto o di modificare una tipologia già esistente.
Premendo il pulsante di creazione è possibile definire una nuova tipologia contratto. La tipologia contratto deve essere identificata da un codice univoco e una descrizione. La tipologia deve essere definita per il mercato ITALIA. I campi Durata (mesi), N° richiami, Mesi primo richiamo, Frequenza richiami (mesi) stabiliscono la durata e la frequenza degli interventi previsti dal contratto. Ad esempio è possibile creare un contratto con codice MAN01, descrizione MANUTENZIONE CALDAIA ed inserire i seguenti valori per i campi indicati in precedenza:
- Durata (mesi): 60
- N° richiami: 5
- Mesi primo richiamo: 12
- Frequenza richiamo: 12
Questo contratto prevede quindi una durata di 5 anni, con un totale di 5 interventi. Il primo intervento del contratto verrà effettuato dopo 12 mesi rispetto alla data in cui viene stipulato il contratto. I seguenti interventi verranno effettuati ogni 12 mesi.
Il campo Parti di ricambio in garanzia indica se i ricambi inseriti nei richiami (interventi collegati a questo contratto) dovranno essere fatturati al cliente o meno. Se il campo viene attivato, il prezzo dei ricambi inseriti nei richiami non verrà incluso nel costo dell’intervento.
Il campo Attività in garanzia indica se le attività inserite nei richiami dovranno essere fatturate al cliente o meno. Se il campo viene attivato, il prezzo delle attività inserite nei richiami non verrà incluso nel costo dell’intervento.
Il campo Permetti creazione di contratti indica se questo contratto può essere associato ad un cliente. Se il campo viene attivato, sarà possibile creare contratti per il cliente sia da ADA sia da tablet, se i tecnici sono stati abilitati dal modulo Tecnici. Se il campo non viene attivato, contratti di questa tipologia non potranno essere creati.
Il campo Durata intervento di manutenzione indica la durata di default del richiamo espressa in minuti. Impostando ad esempio 60, tutti i richiami di questo contratto, quando generati automaticamente, avranno una durata di 60 minuti. La durata potrà comunque essere variata tramite la gestione dell’agenda, vedi, “Utilizzo e funzionalità dell’agenda”.
I campo Costo 1 fino a Costo 5 permettono di indicare quali sono i costi per la sottoscrizione di questo contratto da parte del cliente. Ad esempio è possibile inserire la dicitura TOTALE nella Descrizione e il costo effettivo totale nella voce Importo. Se necessario è possibile utilizzare più righe per indicare i costi da sostenere per la sottoscrizione del contratto.
Il campo Rinnovo Automatico indica se i contratti in stato OPERATIVO, con attività legate all’ultimo richiamo in stato CONCLUSO dovranno essere automaticamente rinnovati da un processo notturno. Tutti i dati del vecchio contratto saranno ereditati sul nuovo. La data di inizio del nuovo contratto sarà la data dell’ultimo richiamo con l’aggiunta dei mesi inseriti nel campo evidenziato sotto (Esempio: Se un contratto scade nel 2020 ma la data dell’ultimo richiamo è 2019, il primo richiamo del contratto rinnovato sarà 2020 e NON 12 mesi più la data di scadenza del contratto cioè 2021):
E’ possibile inoltre rinnovare i contratti prendendo in considerazione non solo la data dell’ultimo richiamo, ma la data della fine del contratto scegliendo la tipologia di rinnovo indicata nell’immagine sotto
Scegliendo questa tipologia il primo richiamo del nuovo contratto verrà settato 12 mesi dopo la data di scadenza del vecchio contratto + un giorno, inoltre la data di inizio del nuovo contratto sarà subito successiva alla scadenza del vecchio contratto
La data di fine verrà calcolata tramite il campo “durata”. I mesi dal primo richiamo del nuovo contratto vengono impostati tramite il campo “Mesi primo richiamo su Rinnovo Automatico”, mentre la frequenza richiami (mesi) e il numero dei richiami sono sempre quelli della tipologia. Il vecchio contratto verrà automaticamente salvato in stato chiuso.
E’ infine possibile rinnovare i contratti prendendo in considerazione la data di conclusione dell’attività, come da immagine sotto:
A differenza del rinnovo basato sulla data del richiamo, il contratto verrà rinnovato con la data di inizio che corrisponde all’effettiva conclusione dell’attività. Come per le tipologie precedenti, i mesi impostati nel campo “Mesi primo richiamo su rinnovo data” accanto alla tipologia di rinnovo determineranno la data del primo richiamo.
I codici dei contratti rinnovati inizieranno con la Q e potrete avere la notifica della creazione tramite la toolbar.
Nella parte in basso è possibile stabilire quali attività, tra quelle definite in Attività Contratto sono incluse nel contratto. Se si desidera ricercare una specifica Attività Contratto è possibile inserire il codice o la descrizione di tale attività e poi premere il pulsante di filtro in alto. Le attività attivate in questo menu non prevedono costi aggiuntivi per il cliente, ma sono attività incluse nel costo del contratto.
Tramite il pulsante Allegato, in alto, è possibile inserire un allegato al contratto, ad esempio un’informativa o un documento da collegare al contratto. Dopo aver allegato il file è possibile verificarlo dallo stesso pulsante in qualsiasi momento, oppure cancellarlo.
Tramite il pulsante Voci di Costo, in alto, è possibile stabilire che, per questo specifico contratto, alcune Voci di Costo siano valorizzate diversamente da quanto indicato per gli Interventi di Manutenzione generici nel modulo Impostazioni > Valorizzazione Voci di Costo, vedi, “Creazione e gestione di un contratto”. Ad esempio se in Impostazioni > Valorizzazione Voci di Costo, per gli Interventi di Manutenzione si era impostato, per la Voce di Costo “MAN – Manutenzione”, un Costo di 15 mentre nel menu Voci di Costo del contratto si aggiunge la stessa Voce di Costo “MAN – Manutenzione” inserendo un valore di 12, quando tale Voce di Costo viene aggiunta in un richiamo associato, questa verrà valorizzata a 12 piuttosto che a 15. Quindi associare un valore ad una voce di costo dal menu Voci di Costo della Tipologia Contratto rappresenta un’eccezione alla normale valorizzazione della Voce di Costo. Le Voci di Costo aggiunte tramite questa funzione saranno automaticamente aggiunte a tutti gli Interventi di Manutenzione associati come Richiami ai futuri contratti di questa tipologia. L’utente potrà comunque variare il valore della Voce di Costo, o rimuoverla per lo specifico contratto. Premendo il pulsante “Voci di Costo”
Selezionare la voce di costo interessata tramite il pulsante “+”.
Le voci di costo selezionate verranno aggiunte in alto
Chiudere la scheda per confermare le modifiche. Le voci di costo selezionate saranno automaticamente inserite in ogni intervento collegato ai richiami del contratto.
E’ possibile impostare una classificazione economica su una determinata tipologia contratto.
Se per la tipologia viene selezionata una classificazione economica, questa avrà la precedenza rispetto alla classificazione economica del cliente su cui viene aperto quel determinato contratto. Quindi ai prodotti aventi questo contratto verrà applicata la classificazione economica impostata nella tipologia contratto (quindi tutti INTERVENTI DI MANUTENZIONE gli agganciati al contratto prenderanno le valorizzazioni di quella classificazione economica), mentre ai prodotti senza contratto (o aventi un contratto senza classificazione economica) verrà applicata la classificazione economica del cliente. Ad ogni modo è possibile verificare quale valorizzazioni di VdC vengono applicate ai richiami direttamente dal pulsante Voci di costo all’interno dello specifico contratto. Se la valorizzazione proviene dal contratto si avrà la dicitura Tipologia contratto come mostrato sotto; se invece provengono dal cliente si avrà la dicitura Cliente.
Le condizioni generali del contratto possono essere inserite, tramite la definizione di un testo, all’interno della tipologia di un contratto nel campo “NOTE”.
Queste note verranno stampate nel contratto nella sezione qui indicata:
